Perkembangan SDM dalam layanan bisnis sekarang ini dituntut cepat dan kreatif. Apabila tidak terpenuhi akan menjadi kepunahan bagi anak SMK terutama Prodi Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis (MPLB). Hal ini pula menjadi pemicu bagi SMK Bisman Prodi MPLB untuk berbenah dalam proses pembelajaran yang masih bersifat konvensional menuju ke sistem digital. Hal ini juga senada dengan visi Presiden Joko Widodo tentang SMK Pusat Keunggulan di Jakarta, Rabu (17/3). Program ini menekankan peningkatan sumber daya manusia SMK salah satunya guru MPLB untuk selalu meningkatkan kompetensi kerjanya yang disesuaikan dengan kebutuhan dunia kerja.
Selanjutnya dalam Undang-Undang Kearsipan No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menekankan bahwa kearsipan merupakan kegiatan penting dalam organisasi dalam penanganan dokumen organisasi. Penanganan dokumen terutama surat dapat dilakukan secara manual dan digital. Dalam artikel ini penulis memiliki ide pemanfaatan Geogle Form terkait dengan kegiatan penangananan dokumen secara digital. Geogle Form adalah bentuk layanan dari Geogle yang memungkinkan membuat survey, tanya jawab dengan fitur formulir on line yang dibuat sesuai dengan kebutuhan. Pemanfaatan Geogle Form terkait dengan pembuatan buku agenda digital ini disesuaikan dengan kebutuhan kolom yang ada di buku agenda seperti jenis surat, nomor surat, tanggal penyelesaian, dari/kepada, isi ringkas, keterangan, kode surat dan upload file. Pembelajaran ini sangat sesuai apalagi juga dengan sistem pendemi sekarang. Anak-anak diwajibkan untuk belajar di rumah. Untuk itu media pembelajaran ini dimungkinkan bisa dipelajari secara mandiri karena dengan layanan buku agenda yang berbasis Geogle Form ini anak SMK bisa mempraktekkan sendiri pengisian agenda dengan media HP Android yang dimilikinya.
Adapun proses pembuatan Buku agenda berbasis Geogle Form langkah-langkahnya adalah guru menyiapkan surat-surat, menentukan sistem penyimpanan surat, buka google drive, pilih google formulir, isikan nama formulir tanpa judul dengan nama buku agenda perusahaan tertentu, jenis surat dengan pilihan surat masuk/surat keluar, nomor surat, tanggal penyelesaian surat, dari/kepada, isi ringkas surat, keterangan, upload surat. klik simpan dan perpendek link, kemudian bagikan link tersebut ke group WA kelas yang dimiliki guru. Apabila anak didik sudah mengisikan entrian di google form tersebut maka guru akan dapat mengetahui respon anak didiknya dengan cara mengeklik download tanggapan (.csv). Selanjutnya akan tertera jumlah tanggapan yang masuk di google form dilanjutkan guru dapat melihat hasil pekerjaan anak dengan cara mengimport dari google form ke Ms Excel. Hasil dari MS Excel ini guru dapat menilai benar salahnya hasil pekerjaan anak .
Kemudahan media ini yaitu anak didik senantiasa mengerjakan secara cepat dan dapat mengerjakan dimanapun, mengurangi penggunaan kertas (paperless). Adapun kekurangannya adalah keterbatasan anak dalam memiliki kuota, sinyal susah di tempat domisili anak dan jenis HP anak yang tidak mendukung. Solusi kesulitan tersebut dapat diatasi dengan cara: pemenuhan kuota siswa dengan cara memanfaat akun belajar yang disediakan oleh pemerintah sehingga dapat meringankan beban orang tua/ wali anak didik dalam penyediaan kuota, pemilihan spot yang mudah sinyal.
Dapat disimpulkan bahwa pembelajaran Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis Kelas X memerlukan media pembelajaran yang cepat dan dan tepat salah satunya adalah menggunakan Buku Agenda Berbasis Google Form.
HIMAWATI SETYANINGRUM, S.Pd.
GURU MPLB SMKN 1 KEBUMEN
