JATENGPOS.CO.ID, KUDUS – Pemerintah Kecamatan Dawe, Kabupaten Kudus, meluncurkan inovasi barunya yakni Digitalisasi Laporan Administrasi Pelayanan Umum (SIRANUM), untuk Pengarsipan Data Administrasi Pelayanan Umum (Dapeu) di wilayah Kecamatan Dawe yang terdiri 18 desa.
Inovasi tersebut untuk mendokumentasikan berbagai jenis arsip pelayanan publik secara elektronik, meliputi surat keterangan tidak mampu (SKTM), surat waris, Kartu Indonesia Sehat (KIS), pindah penduduk, hingga proposal bantuan masyarakat yang masuk ke kantor Pemcam Dawe.
‘’Upaya mengarsipkan dokumen pelayanan umum telah dimulai sejak 2024 lalu. Ribuan SKTM pun telah tersimpan rapi dari google sheet,’’ kata Kasi Pelayanan Umum Kecamatan Dawe, Fitriana Sari, baru-baru ini.
‘’Jadi bertahap, nanti mulai September tahun ini untuk KIS, dan selanjutnya dokumen lain,’’ imbuhnya.
Kata Dia, sebelum ada SIRANUM, semua dokumen arsip tersimpan secara manual dalam bentuk lembaran kertas. Hal ini tentunya memakan banyak tempat dan rawan hilang. Oleh karena itu, digitalisasi dokumen ini dibuat agar dokumen tersimpan secara praktis.
‘’Maka, kalau sewaktu-waktu ada masyarakat yang membutuhkan kembali surat lama yang hilang, bisa dicetakkan ulang karena sudah terdokumentasi lengkap,’’ ujarnya.
Disebutkan Fitri, dalam sehari minimal ada 10 pengajuan SKTM dari masyarakat yang masuk di kantor Kecamatan Dawe. Sementara, untuk pengajuan KIS rata-rata 5 berkas per harinya, begitu pun dengan pengajuan yang lain.
Sedang teknis digitalisasi dokumen kearsipan yang dilakukan yakni memanfaatkan google form. Setelah pengisian oleh petugas pelayanan, yang kemudian diunggah dalam google form, maka dokumen SKTM warga akan tersimpan dalam google sheet.
“Ini juga kita sinkronkan dengan web kecamatan. Jadi grafiknya akan kelihatan untuk berapa jumlah permohonan SKTM oleh warga. Tapi data-data warga tetap aman,” katanya.
Selanjutnya, rekapan data kearsipan administrasi pelayanan umum di Kecamatan Dawe, dapat dilihat di website resmi di Pemerintah Kecamatan Dawe yakni di alamat dawe.kuduskab.go.id.
‘’Selain mewujudkan sistem kearsipan yang lebih praktik, SIRANUM ini juga mendorong transparansi layanan publik,’’ pungkasnya. (han/rit)
